国家行政机关公文处理办法的公文管理

第四十四条 公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。

第四十五条 文秘部门应当建立健全本机关公文处理的有关制度。

第四十六条 上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，下一级机关经负责人或者办公厅（室）主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。

第四十七条 公开发布行政机关公文，必须经发文机关批准。经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。

第四十八条 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。

第四十九条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第五十条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公厅（室）负责人批准，可以销毁。

第五十一条 销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。

第五十二条 机关合并时，全部公文应当随之合并管理。机关撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。

工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第五十三条 密码电报的使用和管理，按照有关规定执行。

公文管理系统公司公文管理相关规定

什么是公文？

所谓公文，它是公务文书的简称，它是国家机关在行政管理过程中为处理公务而按规定格式制作的书面材料。公文的种类主要包括：命令、议案、决定、公告、通告、通报、报告、请示、 批复、意见、函、会议纪要。

在各类企业中，所指的公文一般为商务公文，主要分为介绍报告、请示、会议纪要、工作计划要点、公司及产品介绍、信函、讲话稿、可行性报告、工作总结、市场调查报告、说明等公文拟写的步骤与方法公文拟写的步骤与方法大体同一般文章的写作方式相似，但是由于公文在性质、作用上及其写作要求上的不同，拟写时也有一些需要特别注意的问题。

公文的拟写通常按以下步骤进行：

一、 明确发文主旨

任何一份公文都是根据工作中的实际需要来拟写的。因此，在动笔之前，首先要弄清楚发文的主旨，即发文的主题与目的，包括以下几项内容：

1、文件的中心内容是什么？比如相关工作的改善，主要提出目前情况怎样？存在哪些问题，解决方式、需协助事项；再如请求事项，拟请上级机关答复或解决问题等。

2、根据文件内容，准备采用什么文种？比如，汇报工作情况，是写专题报告还是写情况简报；针对下级来文所反映的问题，是写一个指示或复函，还是一个带规定性质的通知等。

3、明确文件发送范围和阅读对象。比如，向上级汇报工作，还是向有关单位推广、介绍经验；是给领导、有关部门人员阅读，还是向全体人员进行传达。

4、明确发文的具体要求。例如，是要求对方了解，还是要求对方答复，是供收文机关贯彻执行，还是参照执行、研究参考、征求意见等。

总之，发文必须明确采取什么方式，主要阐述哪些问题，具体要达到什么目的，只有对这些问题做到心中有数，才能够落笔起草。

二、收集有关资料，进行调查研究

发文的目的和主题明确之后，就可以围绕这个主题搜集材料和进行一定的调查研究。当然，这也要根据具体的情况，并不是拟写每一份公文都要进行这一步工作。例如，拟写一份简短的通知、公告，一般来说不需要专门做搜集材料和调查研究工作，在明确发文主旨之后，稍加考虑就可以提笔写作了。但对于问题较为复杂，还要进行具体的分析和归纳；如拟订篇幅较长的文件，拟订工作计划、进行工作总结、起草规章、条例、拟写工作指示等，往往都需要搜集有关材料和进行进一步调查研究工作。

怎样为拟写公文搜集材料和进行调查研究呢？

一是收集和阅读有关的文字材料；二是到实际当中搜集活材料。例如，要草拟本部门的年度工作计划，首先需要查阅去年的工作计划及工作总结，以及参考有关先进企业的同类工作计划等，还要研究本部门今年所面临的形势，今年的中心任务上级要求等。

总之，收集材料及调查研究，是一个酝酿的过程，是为了掌握全面的、大量的素材了解问题的各个方面，然后经过分析思考产生一个认识的飞跃。

三、拟出提纲，安排结构

在收集材料的基础上，草拟出一个写作提纲。提纲是所要拟写的文件的内容要点，把它的主要框架勾画出来，以便正式动笔之前，对全篇做到通盘安排、胸有成竹，使写作进展顺利，尽量避免半途返工。

提纲的详略，可以根据文件的具体情况和个人的习惯、写作的熟练程度而定。篇幅不长的文件，可以大致安排一下文件的结构，先写什么问题，依次再写什么问题，主要分几层意思等。篇幅较长、比较重要的文件，往往需要拟出比较详细的提纲，包括文件共分几个部分，每一个部分又分作几个问题，各个大小问题的题目和要点及使用什么具体材料说明等。提纲的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。当然，需要集体讨论或送给领导审阅的提纲除外。

拟写提纲是一个很重要的构思过程，文件的基本观点，可以召集相关人员进行集体讨论研究和修改，使提纲日益完善。由两人以上分工合写的文件，更需要共同研究写作提纲，以免发生前后重复、脱节或相互矛盾的现象。

四、落笔起草、拟写正文

结构安排好后，要按照要求所列顺序，开宗明义、紧扣主题、拟写正文。写作中注意两点：

1、 要观点鲜明，用材得当。也就是说要用观点来统帅材料，使材料来为观点服务。用材料要能说明问题，做到材料与观点一。

在写作当中，要注意明确观点，用语不能含糊不清，模棱两可、词不达意，似是而非。如果观点不明，令人不知所云。有些文件，只讲观点没有实际材料，就会使人感到抽象空洞、缺乏依据，不易信服。而只罗列材料没有鲜明的观点，则会使人弄不清要说明什么问题，不了解发文的意图 ，特别是情况汇报、工作汇报介绍。

2、 要语句简练，交代清楚。拟写文件既要尽量节省用字、缩短篇幅、简洁通顺，又要注意交代的问题清楚明了。

五、反复检查，认真修改

初稿写出后，要认真进行修改。写文章，需要下功夫。自古以来，好文章都要经过反复 修改的，写文件也同样，尤其是重要的文件，往往要经过几稿才能通过。只要认真，有耐心，写公文也不难的！

　本管理规定适用于公司各类办公文件的处理，如使用公司红头稿纸附件公文样本，下面我给大家介绍关于公司公文管理相关规定的相关资料，希望对您有所帮助。

　一、目的

　为规范公司各类办公文件的管理，提高工作效率，根据国家相关规定，结合公司实际情况，特制定本管理制度。

　二、适用范围

　本制度适用于公司各类办公文件的处理。

　三、常用公文文种

　1、公文包括决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要共计15个种类。

　2、我公司用的公文种类有：通知、通报、报告、请示、函、纪要、决定等。 通知：适用于发布和传达公司内部事项;

　通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要事项; 报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复询问;

　请示：适用于向上级单位请求指示和批准;

　函：适用于不相隶属单位之间的商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项;

　纪要：适用于记录、传达会议情况和议定事项;

　决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员等。

　3、公文保密等级分为：绝密、机密、秘密、一般文件。

　四、版面要求

　1、纸张尺寸：

　公文用纸一般采用国际标准A4 型纸(210mm 297mm)，特殊形式的公文用纸，可根据实际需要确定。

　2、版面页边距：上：2.8厘米，下2.8厘米，左2.5厘米，右2.5厘米。如使用公司红头稿纸(附件1《公文样本》)。

　2.1 字体和字号：如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字，特殊情况可以进行适当调整。

　2.2 文字的颜色：如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。

　2.3 装订：公文应左侧装订，不掉页。

　五、公文内容要素划分及格式要求

　公文内容要素分为版头、主体、版记三部分。版头指公文首页红色分隔线以上的部分;主体指公文首页红色分隔线(不含)以下、公文末页首条分隔线(不含)以上的部分;版记则是指公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分记。

　1、版头：字体为仿宋，加粗，文字颜色为红色;分隔线为2.5磅粗的直线。文字和分隔线均居中。

　2、主体：从版头下空一行开始编排，文字颜色为黑色，从左到右横写、横排。正文行距为单倍行距，特殊情况可以进行适当调整。

　2.1 标题：一般用2号宋体字，加粗，编排于红色分隔线下空一行的位置，分一行或多行居中排布;回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

　2.2 发文字号：一般用3号仿宋字，编排在标题下方，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份应标全称，用六角括号 [] 括入;发文顺序号不加 第 字，不编虚位(即1不编为01)，在阿拉伯数字后加 号 字。

　2.3 正文：一般用3号仿宋字，编排于发文字号下空一行的位置，每个自然段左空二字，回行顶格。数字、年份不能回行。

　2.4附件说明：如有附件，在正文下空一行，左空二字编排 附件 二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如 附件：

1. XXXXX );附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

　2.5发文单位署名、成文日期和印章：一般距离正文(或附件说明)一行，发文单位一般向右对齐编排，成文日期居于发文单位之下，以发文单位为准，居中编排。成文日期中的数字应用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位(即1不编为01)。印章用红色，要端正、居中下压单位全称和成文

　日期，不得出现空白印章。当公文排版后所剩空白处不能容下署名、印章或成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。

　2.6附注：如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

　2.7附件：附件应另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。 附件 二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题用2号宋体，加粗，居中编排。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

　3、版记

　3.1版记中的分隔线：版记中的分隔线与正文边距等宽，分隔线用0.75磅直线。首条分隔线位于版记中的第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一页的下边缘重合。

　3.2主送、抄送部门：一般用4号仿宋字，在印发日期之上、左空一字编排。 主送 抄送 二字后加全角冒号和报送部门全称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个报送部门名称后标句号。既有主送部门又有抄送部门时，主送部门应置于抄送部门之上一行，之间不加分隔线。

　3.3印发单位和印发日期： 印发单位和印发日期一般用4号仿宋字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位(即1不编为01)，后加 印发 二字。版记中如有其他要素，应将其与印发单位和印发日期用一条细分隔线隔开。

　3.4页码：一般用4号宋体阿拉伯数字，居中编排。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

　六、公文处理

　1、收文处理

　收文处理程序包括：登记、填写《文件呈阅表》(附件11)、按照《收文流程》(附件12)进行分送、承办、催办、答复、存档等。

　登记。公司所有公文均应做好记录。公司内部公文，原则上对口受理;其他外部收文，如无明确目标部门，则统一由办公室负责处理。办公室收文后，应逐件清

　点，核对无误后，填写《文件呈阅表》，做好编号。

　分送。根据公文内容、要求和工作需要，确定公文的分送范围，将公文与《文件呈阅表》一并交由公司领导批示。

　承办。按照公司领导的最终批示，将公文及时送达承办部门办理;需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文还需明确办理时限。承办部门对交办的公文应及时办理，有办理时限要求的应在规定时限内办理完毕。

　催办和答复。收文部门要及时了解公文办理进展情况，督促承办部门按期处理完毕，紧急公文可由专人负责催办。对公文的办理结果，收文部门应及时答复来文单位。

　存档。收文流转结束后，由办公室归档，以确保文档的完整。

　任何部门和个人收到公文，应及时送办公室按规定程序办理。

　2、发文处理