公文怎么写？

公文拟稿一般包括：标题、发文编号、主送机关、正文、机关印章、发文日期、附件、抄送单位、机密等级、缓急程度等。部分简单的公文可省略其中一些内容。其中标题和正文是写作的重点。

具体介绍

1. 标题：公文标题是对文件内容的精确概括，要准确、简要，一般由发文单位、事由和文件三部分组成。它表明了文件的来源、主要内容及其性质使用。

有版头的文件或法规性文件，计划和总结，通知和通报，可省略发文单位，有时或只标以文件种类，如《通知》。

2. 发文字号：包括机关代号、年号、顺序号。编写发文字号的作用是有利于统计发文数量，便于公文管理，有利备案查找，在引用时，可以作为公文的代号使用。

例如“审办发〔1989〕6号”，代表审计署(局)办公厅1989年第6号文件，“审办发”是审计署(局)办公厅的代字，〔1989〕是年号，“6”号是发文顺序号。

几个机关联合发文，只标明主办机关发文字号。

编号的位置，凡有文件版头的，放在文头名称的下面；凡无文件版头的，放在标题的右侧方。

3. 主送机关：主送机关是行文的主要对象，即要求主办或答复这份文件的对方单位。准确地确定主送机关是公文发出后能否及时得到处理的关键。

对下级发出的指示、通知、通报等称为普发公文，可以主送几个以上机关，凡其下属机关都是主送机关；向上级报告、请示的公文，一般只写一个主送机关，不能多头主送，如需报送另一个上级机关时，可以用抄报的形式，以免责任不明，处理延误。布告、通告、公告等公布性公文，不写主送机关，可在发表或发送时，另附一个通知或公函给主送机关。

主送机关一般写在正文之前、标题之下，顶格写。

4. 正文：正文是公文的主体，请示问题时，要求一文一事，不要一文数事。

正文的作用是：直接体现党和国家的方针政策，反映文件作者的意图。发文的目的能否实现，主要在正文的书写。因此，正文的写作应该观点鲜明，内容清楚、简洁、通畅，标点符号准确。正文一般在主送机关之后另起一行空两格书写。

正文一般分为开头、中段、结尾三个部分，不同文种的正文结构还有些细微的差别。

开头要开篇明意，简要说明发文的根据和理由、发文的目的或结论。如是复文，要引述来文的日期和标题。

中段是公文主体，要根据办文的目的、国家的有关政策，将情况、问题、要求阐述清楚。内容较多的，可依次表述，或分段写，或用序数表明项目，以资醒目。

结尾应简洁明晰，向对方提出要求，请求解决某项问题。结尾用语要按照行文关系，写得妥贴得体：上行文，可用“以上报告妥否，请批示”、“以上报告如无不妥，请批转”；平行文，可用“专此函复”、“特此通知”；下行文则常用“希遵照执行”、“此复”、“此令”等语。

5. 发文机关：发文机关又称落款，应写在正文的下面偏右，与正文保留适当的空格，以便盖章。发文机关应写明全称，以示严肃负责。以机关***名义行文时，应冠以职务、身份。

盖章是表示发文机关对公文生效负责的凭证，应按GB9704-88“国家标准”规范执行，端正、清晰地盖在成文日期上，做到上不压正文，下压成文日期年月日4～7个字，俗称“齐年盖月”。领导机关大批印发的公文，因使用了规定格式的文件版头，并由机关交通递送，所以不盖印章也同样生效。

6. 发文日期：发文日期是以文生效的起始时间，年月日须完整，年份不得略写，如1991年不得写成91年。发文日期一般以机关***签发日期为准；会议通过文件以会议通过日期为准；一般性例行公文如通知、函等以实际发出日期为准；法规性以公文的批准日期为准，或公文最后专门规定生效、执行日期，如“本条例自发布之日起施行”。

发文日期写在公文末尾、发文机关下面，并稍向右错开。

7. 抄报、抄送：抄报、抄送单位是指协助承办或需要了解公文内容的有关单位。上行文列为抄报，平行、下行文列为抄送。为了提高工作效率，节省人力、物力，必须避免滥抄滥报，但也要防止漏抄漏报，以免工作脱节，影响协调。

抄报、抄送单位名称列于公文末页下端。为了整齐美观，文尾的报、送单位，印刷单位，印发时间，一般均用两条线段隔开，文件份数印在最后。

8. 文件版头：正式公文一般都有统一规格，标明发文机关的专用版头。版头以套红大字印上“××××(机关名称)文件”，下加一条红线，中缀红五星。公布性文件，如公告等通常不用版头。

9. 公文附件：附属公文正文的材料叫公文附件。它是公文的补充说明或参考材料，是公文的重要组成部分，但并非每份公文都有附件。

公文附件应在正文之后，发文机关之前注明附件名称全称和件数，不可略写成“附件如文”或“附件×件”。

10. 机密等级：公文内容涉及国家机密时，应根据机密程度，分别注明“绝密”、“机密”、“秘密”等字样。划分机密等级力求准确，宽了，造成失密，严了，妨碍工作开展。

国家秘密的保密期限，除另有规定外，绝密级不超过三十年，机密级不超过二十年，秘密级不超过十年。机关、单位应当根据工作需要，确定具体的保密期限、解密时间或者解密条件。

机关、单位对在决定和处理有关事项工作过程中确定需要保密的事项，根据工作需要决定公开的，正式公布时即视为解密。

密级的位置，通常放在公文标题左上方醒目位置。密级不同，公文递送方式也不同。

机密公文还要按份数编号，如“编号000××”或“No.000××”，印在文件版头左上方，以便查对，清退。

11. 缓急程度：缓急程度是公文送达和办理时限的要求，有“急件”、“特急”两种。标明缓急程度是为了引起特别注意，保证公文时效和紧急工作的及时处理，其中紧急公文标注“急件”，特急公文标注“特急”。

缓急程度的书写位置没统一要求，为了醒目，常写在标题或编号的左侧或放在版头的右上角。有时缓急程度不单独标出，而是放在标题中的公文种类前面，如“国务院关于控制各单位上年结余存款的紧急通知”。

12. 阅读范围：上级机关对下级发文，根据工作需要和机密程度，有些公文还要注明发送和阅读范围。阅读范围通常写在发文日期之下，抄报、抄送单位之上偏左的位置，并加括号，如“(此件发至县、团级)”。

行政性、事务性的非机密公文，向上级机关的报请性公文都不必规定阅读范围。

主题词

主题词又称关键词，是文件中表达主旨、代表内容特征并可供制作索引、检索文件主题依据的词或词组。一篇公文标注的主题词一般为3～5个词或词组，也可略少略多，不要求表达一个完整的意思，不考虑语法结构、词语搭配，仅仅是简单的组合，其间不用标点符号。

自国发〔1986〕1号文件，即《国务院关于发布〈中华人民共和国银行管理暂行条例〉的通知》，在我国公文史上首开标注主题词的范例以来，各地党政机关文件依例而行。总观我国公文，这一作法已呈方兴未艾之势。

选定的主题词，必须是公文领域中经常出现的、在检索工作中有一定使用频率的最基本的单词和词组。主题词的词义必须明确清晰，具有单义性，排除义有两歧的概念，以准确鲜明地突显文件的中心思想。《辽宁省国家行政机关公文处理实施细则》规定：“主题词列在文件尾部分横线之上，由左向右横排，词目之间要有适当空白间隔。”具体说来，主题词位于文尾部分第一条间隔线之上，其字号与正文同，“主题词”三字使用粗体，以示醒目。在顶格排印的“主题词”之后，将词或词组依次排开，间隔处空出一个字的位置。举例如下：

主题词：经济 增产节约增收节支 决定

具体举例

标列主题词通常有下列几种：

1. 文件标题摘录。这是最简单的一种方法，即从文件标题中的“事由”部分摘录关键性词语，构成主题词。例如，《国务院关于加强预算外资金管理的通知》主题词为：“预算 管理”。

2. 文件正文提取。在文件的标题文字或过少难以提取，或过多需要概括的条件下，则可从正文内选取恰切的单词、词组作主题词。例如，《国务院关于清理和整顿“小钱柜”的通知》主题词为“纪检 财务”。

3. 题文结合撮要。此法为前两种方法的结合，即将文件标题和正文中的关键性词语结合而成主题词。例如，《省委、省政府关于贯彻落实〈中共中央、国务院关于制止机构、编制和干部队伍膨胀的通知〉的通知》主题词则为：“组织机构 人事 法制”。

4. 批发文件择重。凡批转、转发性文件，凡发布法规、条例的文件，重点都在被批转、被发布的文件上，其主题词只能从重点文件内选择。例如，《国务院批转国家语言文字工作委员会关于废止〈第二次汉字简化方案(草案)〉和纠正社会用字混乱现象请示的通知》主题词即为：“语言文字”。

5. 标注文种不一。分析主题词同文种的关系，通常有两种情况：

一是，法规类文件标注文种，凡决定、规定、条例性文件，主题词的最后一个单词均为文种，例如，《国务院关于发布〈中华人民共和国内河交通安全管理条例〉的通知》主题词为“交通 水运 安全 管理 条例”；《中共辽宁省委、辽宁省人民政府关于开展城乡横向经济技术联合兴办乡镇企业的若干政策规定》的主题词则为“横向经济 技术联合 规定”；二是，通知类文体一般不标文种，通常性的通知文体，主题词内多不注文种，以上多例均可印证此点。可是极少数重要件也可标注，如《国务院关于做好放开名烟名酒价格 提高部分烟酒价格的通知》，主题词即为：“商品 价格 通知”。

语言要求

公文语言要庄重、准确、简明，为此要注意以下四点：

1. 使用规范的书面语言。公文写作一般不使用口语、方言或俗语，使行文庄重；常适当地使用一些文言词语、成语，文白相济，更显简洁凝炼、严肃郑重。

2. 广泛使用公文专用语，如开端用语、称谓用语、祈请用语、经办用语、征询用语、表态用语、承启用语、结尾用语，都有沿习下来的一些文言词语。使用这些专用语，增强了公文文体庄重色彩。

3. 经常使用介词结构，使表述更为确切。如表目的、原因的，表依据、方式的，表对象、范围的，表时间、处所的一些介词常在公文中使用而一般文章则较少采用。

4. 常用对偶、排比、对照、反复等修辞手法，形成整散结合、骈散相间的语体风格，以突出主要精神，强调重要事项，增强行文气势，加强表达效果。

公文写作技巧和规范

计划类文书，是对未来一定时期内的工作目标、任务、措施和实现步骤等作出的预测和设想，并把这些设想写成系统化、条理化的书面材料。这类文书虽未列为国家正式公文，但党政机关、社会团体、企事业单位及其他各种组织经常用到，使用的频率较高。

计划类文书的种类与作用

计划类文书的种类：

计划类文书有计划、规划、方案、纲要、要点、打算、设想、预测和意见等，这些文种的内容写的都是未来，即还没有发生或将要发生的东西。但是，它们之间有范围、时间、粗细、远近等方面的差别。

一般地说，规划、纲要的时间跨度大、范围广，带有全面性和长期性；方案、预测的时间跨度小，多指专项工作，思考得较细；计划的时间有长有短，内容可全面可单项，如五年计划、年度计划、季度和月度计划，其内容有国民经济发展计划、工业生产计划、教育工作计划等；设想、打算属于初步的或非正式的东西，设想的时间较长，打算的时间较短，思考不很周密，带有粗线条的想法。因此，作者可以根据内容、时间、重要程度等多种要求，确定选用哪一个文种。

计划类文书的作用：

计划类文书在工作中有着很重要的作用，一是可以明确奋斗的目标和方向；二是可以对人们的行为作指导性的规范；三是可以激励人们的热情和斗志。

计划类文书的基本特点

写计划类文书，必须了解其基本特点：

超前性。做任何工作都要有超前意识，而写计划类文书这一点尤为突出。因为，规划、计划必须事前制定，所以制定规划、计划必须有超前意识，这才能使规划、计划立于不败之地。

创新性。不论是中长期计划，还是近期计划，其内容都要有新意。如果每年的计划都是老套套，那么这个计划可以不要。对一个地区来说，在发展的规划、计划中，要有新思路、新措施。对一个企业来说，在发展的规划、计划中，要有新产品、新技术、新的经营战略。所以，写计划类文书一定要有创新精神。

指导性。规划、计划、方案等经过上级机关审批以后，就具有了权威性。它既是行动的方向，又是指导工作的根据。所以，写计划类文书前一定要认真调查研究，慎重落笔，防止失误。

客观性。计划类文书虽然是人们主观意志对未来的设想，但是，这种设想并不是幻想，或者胡思乱想，而是有依据、有实现可能的设想，符合客观事物的发展规律。一般地说，在写规划、计划前，先要深入调查，充分占有资料，了解各种因素，在此基础上，综合分析研究，提出切实可行的任务、指标和措施。因此，计划类文书是主观和客观的统一，不是纯主观的产物。

计划类文书的一般写法

计划类文书的结构，大体可分为：

标题：计划类文书的标题直截了当，是什么规划、计划就是什么名称，一般也不分正副标题。

正文：计划类文书在通常情况下，分为四个部分：

第一部分，导言。它介绍写此规划或计划的背景，交代其依据，说明目的及其重要意义。

第二部分，任务。这部分是计划类文书的核心，也是奋斗的目标和方向。计划类文书中如果不提任务、目标，那就没有制定规划、计划的必要。任务包括两个方面：

一是总的任务和目标，说明本地区本单位在计划期内的总体任务及所应达到的目标；二是具体任务，比如农业、工业、交通、财政、金融、科技、教育、文化、卫生等行业的任务和目标，以及发展的程度。总的任务要概括写，具体任务应分项分条写。

上述是就大的全面的计划而言，至于短期计划和某项工作计划，不必要这样分开写。总的任务和具体任务可合并起来，可分条写，也可不分条写。因为这类计划比较简单，内容又不太复杂。

第三部分，因素分析。这部分是对完成任务的可能性进行评估，说明完成任务的有利条件有哪些，不利条件或困难有哪些，从而充分利用有利条件，正视不利因素与困难。这部分可梳理成几条写，即有利条件几条、不利条件几条，对于那些不稳定的可变因素还要估计在内。

第四部分，措施和步骤。这部分是计划类文书的重点，也是任务部分的延伸。没有任务，就谈不上措施；没有措施，任务就是空中楼阁。所以，写计划类文书两大部分最重要：一个是任务，一个是措施。这是相互依存、不可缺少的两部分。写措施可梳理几条写，可用一二三四序数词，亦可用小标题，使措施之间隔开，重要的放前面，次要的放后面，尽可能写细写实，便于执行单位操作。至于不太重要的措施，可概括写，一笔而过，也可省略不写。

计划类文书的四个部分，是有机联系的，是一环套一环的。不管结构如何调整，这样三个问题都是要回答的，即写计划类文书的依据是什么，它的任务要求是什么，怎样来完成这个任务。只有掌握这些原则，才能驾驭自如，写好计划类文书。

写计划类文书应注意三点

基础材料要准确。写计划类文书的各种基础材料，包括数据、信息、资源情况、历史资料等，一定要准确、真实，不能有假。如果以假材料为依据，推测出来的设想，将使规划、计划很难实现，还会造成重大失误。

任务目标有余地。计划类文书里所提出来的任务、目标和各种措施要求，一定要实事求是，既不能脱离现实、好高骛远，也不能因循守旧、停滞不前。所以，在任务、目标、措施上应留有余地，允许有上升的空间。就是说，在充分调动群众积极性的基础上，经过努力，可以实现或超额完成计划。

使用朴实的语言。计划类文书与总结、调查报告不同，不需要生动形象的语言，一般使用朴实庄重的语言。因为计划类文书的内容，都是要求人们未来做的工作，只有理解明白，才能很好执行。所以，语言要朴实无华，不能似是而非、模棱两可，特别是任务目标决不能含糊，一定要清清楚楚，表达准确，这是计划类文书对语言的要求。

公文写作是机关事业单位的基础课题，写的正是性和合理性、逻辑性都很关键。下文是我为大家收集的公文写作规范与技巧，欢迎阅读!

公文写作技巧

　首先，多看

　多看相关的模板、写作高分，有利于之后的写作。

　想清楚逻辑关系

　在看的同时，要思考，动脑筋。想清写的内在联系和承接。

　多关注词语的表达

　注意重点词汇的运用，同一个意思不同的语言就会有不同的感觉。

　勤练手

　对于一个专题多进行练习，反复斟酌于一篇文章，而不是盲目的看多篇。

　请教他人

　第二个人来给出意见建议，并细心听取

公文写作规范

　(一)公文的发布形式和适用范围

　就法院系统来说，以中院为例，主要有：

　1、《宜昌市中级人民法院文件(宜市中法发)》，主要用于传达贯彻党的方针、政策或重要工作部署，发布重要的决定、通知等。

　2、《宜昌市中级人民法院(宜市中法)》，主要用于人事任免、重要会议及其他事项的通知、批复、命令、议案、请示、报告、通报、函等。

　3、《宜昌市中级人民法院办公室文件(宜市中法办)》，是中院文件的补充形式，主要适用于办公室根据院领导授权、传达或代本院发布某些事项，发布办公室职权范围内的事项。

　4、《传真电报(宜市中法明传、密传)》，用于中院和中院各部门通知召开会议、时效性较强事项、事务活动安排、处理突发事件的措施等。

　5、以中院各部门名义制发的公文，一般使用中院信笺版头。

　(二)公文的书面格式

　公文的书面格式，是指公文全部文面组成要素的排列顺序和标识规则。《国家行政机关公文格式》将公文的书面格式划分为眉首、主体、版记三部分，并分为秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、抄送机关、印发机关和印发日期等7个要素。置于公文首页红色反线(又称间隔横线)以上的各要素统称眉首;置于红色反线(不含红色反线)以下至主题词(不含主题词)之间的各要素统称主体;置于主题词以下的各要素统称版记。

　 眉首。眉首一般由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、红色反线等要素组成，实际上就是置于公文首页红色反线(宽度同版心，即156mm)以上的各要素。

　1、公文份数序号

　公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。公文如需标识份数序号，用阿拉伯数字顶格标识在版心左上角第1行，采用红色号码机套印，比如同一文稿共印100份，其中第1份的序号可写 001 ，最后一份的序号可写成 100 。标识份数序号，其主要作用是便利公文的登记、分发和检查。

　2、秘密等级和保密期限

　秘密等级和保密期限是对涉及党和国家秘密的公文的保密程度和传递处理的要求，是在一定时间内只限于特定范围的人员知晓的。党和国家机关的公文密级均为 绝密 、 机密 、 秘密 三个等级，其中 绝密 、 机密 两个密级的公文应当标明份数序号。绝密是最重要的国家秘密，如果泄露出去会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害。公文如需标识密级，用3号黑体字，顶格标识在版心有上角第1行，并且标识密级的两字之间须空1个字;如需同时标识密级和保密期限，则两项同用3号黑体字，并且密级在前，保密期限置后，顶格标识在版心右上角第1行，密级和保密期限之间用 ★ 隔开。标注密级的同时应标注保密期限，保密期限一般分一年以内、一年及一年以上、长期和期限不作标注。期限不作标注的一般按保密期20年认定，如秘密★6个月、机密★3年、绝密★长期。

　3、紧急程度

　紧急程度是对公文送达和办理的时间要求。党的机关公文的紧急程度分为 特急 、 加急 两种，国家行政机关公文的紧急程度分为 特急 、 急件 两种。如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，并且标识紧急程度的两字之间须空1个字;如需同时标识密级、保密期限和紧急程度，则密级和保密期限顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

　4、发文机关标识

　发文机关标识，《中国***机关公文处理条例》称之为 版头 。发文机关标识由发文机关全称或规范化简称加 文件 组成，某些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称，不加 文件 字样，比如 函 ： 命令(令) 、 会议纪要 除标识发文机关全称或规范化简称外，还应加上文种。《中国***机关公文处理条例》规定：版头 由发文机关全称或者规范化简称加文件二字或者加括号标明文种组成，用套红大字居中印在公文首页上部 。发文机关标识上边缘至版心上边缘一般为25mm;上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm. 函 的发文机关标识上边缘距上页边的距离为30mm，发文机关全称下4mm处为一条武文线(上粗下细)，距下页边20mm处为一条文武线(上细下粗)，两条线长均为170mm. 命令(令) 的发文机关标识上边缘至版心上边缘为20mm.发文机关标识原则上应使用小标宋体字和红色标识，字号以醒目美观为原则由发文机关酌定，但一般应小于22mm 15mm.联合行文时应使主办机关名称在前， 文件 二字置于发文机关名称右侧，上下居中排列。即使是联合行文机关较多，也必须保证公文首页显示正文。

　5、发文字号

　发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文字号一般在发文机关标识下空2行处，用3号仿宋体字标注并居中排布。 命令(令) 的发文字号标注在 命令(令) 的发文机关标识下边缘空2行居中位置： 会议纪要 编号置于 会议纪要 标识之下、红色反线之上正中间。联合行文一般只标明主办机关发文字号。机关代字应当反映发文机关或部门的性质。同一机关。部门的同一类公文的代字应当统一，不可有几种写法。机关代字一般可取机关名称前一个或两个字，但要注意与名称相近的其他机关相区别。年份、序号用阿拉伯数字标识;年份应标全称，用六角括号 〔〕 括住;序号不编虚位(即1不编为001)，不加 第 字。

　6、签发人

　发文机关签发签批公文的***的姓名。上报的公文需标识签发人姓名，签发人姓名平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字： 签发人 用3号仿宋体字， 签发人 后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如果是联合行文，则有多个签发人，这时，主办机关签发人姓名置于第一行，其他签发人姓名从第二行起在主办机关签发人姓名之下，按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，并使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与其距离为4mm.

　7、红色反线

　红色反线一般标印在发文字号之下4mm处，其长度与版心等宽(即156mm)。

　 主体。主体一般由标题、主送机关、正文、附件、成文时间、印章、附注等要素组成。

　1、标题

　公文的标题是对公文内容的概括和对行文目的的揭示，因而应当准确扼要地反映公文的主要内容。公文标题中除法律、法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号。书写批转、转发、印发或贯彻上级机关发出的公文的标题，应将事由写清楚，而不能只写原文发文字号。下发行政法规、规章的公文标题用 发布 ，下发隶属机关的公文标题用 批转 ，下发上级、同级和不相隶属机关的公文标题用 转发 ，印(转)发 方案 、 计划 等没有抬头的公文或其他资料性的公文，标题中一般不冠原制发机关名称，而将原制发机关名称及成文时间在印发的原文标题下注明，并用圆括号括起来。

　公文标题一般标识在红色反线下空2行处，用2号小标宋体字居中排布。如果字数偏多，需要分行排列，分行时须注意不要把各行上下对齐排成等长，更不得将两个字以上的词拆开排在不同行的首尾，总之标题的排布要做到词义完整、排列对称、间距恰当。

　2、主送机关

　主送机关是指公文的主要接收机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。如果主送机关较多，则应按其性质、级别和有关规定或惯例依次排列，同性质或同级别的机关之间用顿号，不同性质或不同级别的机关之间用逗号。比如国务院对下行文，其主送机关的排列形式是： 各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构 ;中院对下行文，其主送机关排列形式一般是： 各基层人民法院，中院各部门 。

　主送机关一般在标题下空1行、左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。如果主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。向上级机关请示只写一个主送机关;向下级部分机关发送的公文，如果发送机关少，可将发送机关名称全部写上，发送机关多，可采用 各有关部门和单位 等办法概写。

　3、正文

　正文是公文的主体部分。正文应置于主送机关下一行，用3号仿宋体字，每自然段左空2字，回行顶格;数字、年份不能回行。 命令(令) 的正文置于令号下空2行的位置。正文中的人名、地名、数字、引文应当准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号;引用外文应当注明其中文含义;日期应当写明具体的年、月、日;必须使用国家法定计量单位。用词、用字要准确、规范，文内如果要使用非规范化简称，必须在首次使用全称的同时注明简称，并且还要注意简称在同一篇公文中必须前后统一;公文中的数字，除成文日期、部分结构层次数和在词、词组、成语、惯用词、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，一般应当使用阿拉伯数字;用数字表示多层次结构序数，其标识方法为：

　第一层用 一、 二、 三、

　第二层用 (一) (二) (三)

　第三层用 1、 2、 3、

　第四层用 (1) (2) (3)

　绝对不可以将层次颠倒过来，随意使用，比如用 (一) (二) (三)作第一层，用 一、 二、 三、作第二层，等等，这是不允许的。

　4、附件

　附件是正文的附属部分，是补充公文正文内容的其他公文或材料(包括图表)。公文如有附件，应在正文下空一行左空2字的位置用3号仿宋体字标识 附件 ，后标全角冒号和名称。附件名称后不加标点符号。公文仅二个附件的只标注其名称，不标序号，如有两个或两个以上附件，则应在附件名称前标明序号，序号使用阿拉伯数字，比如：

　附件：

(1)XXXXXX

　附件：(2)XXXXXX

　如果正文中已写明附件的名称，在正文之下可不做附件说明。附件应在公文成文日期之后，另起一页与正文一起装订，并在附件左上角第二行顶格标识 附件 ，有序号时还要标识序号，比如 附件1 、 附件2 等。附件的序号和名称应与公文正文之下的附件说明一致。如果附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第一行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。

　需要说明的是，附件并不是每份公文都必须有的，是否附列附件，应根据具体情况和实际需要决定。

　5、成文时间

　成文时间以负责人签发的时间为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发时间为准。公文成文时间用汉字将年、月、日标全， 零 写为 ○ ，一般置于正文右下方，具体的上下位置依印章来定，左右位置由字数来定。 命令(令) 的成文时间标识在签发人签名章下一行右空2字处， 会议纪要 的成文时间居右顶格标识在红色反线之上右侧。

　6、印章

　印章指正文末尾加盖的发文机关印章或领导同志签名章，是发文机关对公文表示负责并标志公文生效的凭证。公文除会议纪要、翻印件外，均应加盖印章。应加盖印章的公文，除用 令 发布行政法规、规章，按照法定程序向同级人民代表大会或其常务委员会提请审议事项的议案和少数函件用领导同志签名章外，均应加盖发文机关印章。联合上报的公文由主办机关加盖印章;联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。公文所盖的印章一定要与发文机关的名称一致，因故需用别的印章代替时，应注明 代 字。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间并加盖印章。成文日期右空4字。加盖印章应上距正文2mm～4mm，端正、居中下压成文时间。正确的盖章方式有：

(1)下套方式。当印章文字环行排列、下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上;

(2)中套方式。当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。

　当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字。主办机关印章在前，两个印章均压成文日期。要注意只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章互不相交或相切，相距不超过3mm.

　当联合行文需加盖三个或三个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称(可用简称)排在成文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心;最后一排如一个或两个印章，均居中排布;印章之间互不相交或相切。在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务必使印章与正文同处一面，不得采取标识 此页无正文 的方法解决。

　7、附注

　附注一般是对公文的发放范围、使用时需注意事项等情况的说明，比如 此件发至省、军级 、 此件发至县、团级 等。公文如有附注，一般用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。公文附注不属于公文内容，标注公文附注一般在公文落款印章的左下方，用圆括号标注。按照《国家行政机关公文处理办法》规定，请示性的公文应当在附注处注明联系人和联系电话。

　 版记。版记一般由主题词、抄送机关、印发机关和印发时间、份数、反线等要素组成。版记应置于公文的最后一页(即封四，亦称封底)，版记的最后一个要素置于最后一行。

　1、主题词

　主题词是反映公文主要内容的规范化名词或名词性词组，应按照上级机关的要求标注主题词。 主题词 用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号;词目用3号小标宋体字，词目之间空1字。主题词应先标反映公文内容的词，后标反映公文文种的词。一般情况下，一篇公文可标1～5个主题词，但最多不超过5个。主题词词目之间不用标点分隔，而是彼此间隔一个字的距离。主题词应置于公文最后一页的下半部，即成文时间的右下方以及抄送机关的左上侧。

　2、抄送机关

　公文都必须有的，应根据公文内容、发文目的和隶属关系严格控制，其排列顺序一般为：上级机关单排一行，党政机关、军事机关、人民团体、民主党派等合排一行，人大、政协、法院、检察院等合排一行，其他单位合排一行。公文如有抄送，则在 主题词 下一行，左空1字用3号仿宋体字标识 抄送 ，后标全角冒号;抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最后一个抄送机关后标句号。如果主送机关移至 主题词 之下，标识方法同抄送机关。

　3、印发机关和印发时间

　印发机关多数不以行文机关名称出现，而只用机关办公室名称。印发机关位于抄送机关之下(如无抄送机关则在 主题词 之下)，占1行位置，用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标识。

　4、份数

　份数置于印发时间之下，右空3字，用3号仿宋体字和阿拉伯数字标识。

　5、反线

　版记中主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等要素之下分别加一条反线，其宽度等同于版心。

　(三)公文的用纸格式

　公文的用纸格式，主要包括公文用纸的主要技术指标和公文用纸的幅面及版面尺寸两个基本方面。《国家行政机关公文格式》规定： 公文用纸一般使用纸张定量为60g/m2～80g/m2的胶版印刷或复印纸，纸张白度为85%～90%，横向耐折度 15次，不透明度 85%，pH值为7.5 9.5.

　国家机关公文用纸的幅面尺寸，《国家行政机关公文格式》规定： 公文用纸采用GB/f148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm 297mm. 当前党内系统公文仍然采用幅面为184mm 260mm的纸张，不够统一。张贴的公文用纸大小，可根据实际需要确定，但应保持一定的纸型，如8开型、A4开型等，以便于折叠和装订。

　至于公文用纸的页边和版心尺寸，《国家行政机关公文格式》规定： 公文用纸天头(上白边)为：37mm 1mm ， 公文用纸订口(左白边)为：28mm 1mm ， 版心尺寸为：

1、56mm 225mm(不含页码) 。

　(四)公文的印装格式

　公文一律采用从左至右横写、横排的格式。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字，少数民族文字版的公文应按其习惯书写和排版。

　公文的排版规格，《国家行政机关公文格式》规定： 正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。 一个基准行的距离为一个3号字的高度加上该3号字高度的7/8倍。

　公文的制版要求是，版面干净无底灰，字迹清楚无断画，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm.

　公文的印刷要求是，双面印刷;页码应套正，两面误差不得超过2mm.印品着墨要实而均匀，字面不花、不白、无断画，黑色油墨应达到色谱所标BL100%，红色油墨应达到色谱所标Y80%、M80%。

　公文的装订要求是，左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书心不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm.骑马订或平订的订位为两钉钉锯订眼距书心上下各1/4处，允许误差 4mm.平订钉锯与书脊间的距离为3mm～5mm;无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固;后背不可散页明订。

　公文的页码标识，要求用4号半角白体阿拉伯数字，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm.单页码居右空1字，双页码居左空1字，空白页和空白页以后的页不标页码。

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