办公室行政或管理人员应具备的能力

行政管理能力构成应包括以下四个方面：

一、是认识能力，行政领导者要善于发现问题，并能正确地分析问题，抓住问题的本质和要害。

二、是组织能力，善于识别自己的下属，把他们组织起来，合理使用人力资源。

三、是协调能力，从大局出发，统筹兼顾，综合协调人力、物力、财力，使本部门的人、财、物形成合理的组合，取得最佳效益。

四、是应变能力，依据客观情况的变化，及时调整工作重点，改变工作策略，掌握工作的主动权。

大概要求以下几点：

1.组织沟通能力强、业务熟练

2.能熟练 掌握文字编辑、排板和办公室软件的操作。

3.普通话标准流利，形象气质佳，亲和力强。

4.工作负责、主动、干练，反应灵敏，形象良好。

5.协助总经理管理部门工作，协调内部员工关系；

6.配合经理处理外部公共关系，参与公司活动的策划、组织工作；

7.完成经理指派任务，对于公司制定计划认真执行，发展业务团体；

8.负责人员招聘、调离

9.熟悉各类证件的年检审查

作为一名行政主管，需要具备哪些方面的能力呢？

行政专员的会务安排

　◆具有较强的时间管理能力;

　◆优秀的外联和公关能力，具备解决突发事件能力;

　◆良好的中英文写作、口语、阅读能力;

　◆熟练使用办公软件;

　◆熟练使用操作办公自动化设备。

　态度:

　◆工作细致认真，谨慎细心，责任心强;

　◆具有很强的人际沟通、协调能力，团队意识强。

行政专员的日常行政事务处理

　1.接听电话接待来访：接听电话要使用文明用语，语言应亲切简练、礼貌、和气，公话严禁私用，一律不得拨打信息台;对来访者要使用文明用语，热情接待，要认真倾听来访者的叙述。如未能及时有效地解决，应做好相应的记录并跟进落实。

　2.文件制发及档案管理：文件制发后应将文件内容传达到应周知的相关部门和人员，并督导落实。文件制发后，应先分类整理再按要求进行归档，公司内部综合类档案原则上以半年为周期进行建档。公司档案管理的基本原则是：统一领导，分级管理;维护档案的完整与安全;便于公司和社会对档案的有效利用。

　3.例会组织与纪要：按要求安排好人员的座次及发言顺序，发言要短小精悍，有效地利用时间，讨论实质性的问题。与会人员均应将手机设置为会议状态。

　4.车辆使用及管理：提高汽车使用率，合理使用，降低能耗。公务用车，公司***员在市内参加各种业务活动，派车接送;到外地出差，送到火车站或机场。公司其他员工遇有紧急、重要公务或因路远等必需用车的情况时可酌情批准派车。公司组织集体活动，酌情安排用车。

　5.日常制度监管：在现有的管理模式中，加大行政督导的执行力度，有效地实施行政制度及监管，及时调整管理方式、方法，建立和谐的工作氛围与高效运作的工作效率。

行政专员的外部沟通

　1.政府职能部门沟通：作为公司与政府部门沟通的窗口，我们应以热忱态度与政府部门建立起真诚信任的关系，端正自己的位置，灵活处理。

　2.合作伙伴沟通：要注意多方了解与业务相关的事务，以做到准确理解对方的意图、帮助进行有效的沟通与传达，但在处理事务时注意以公司利益为重。

　3.注重礼尚往来：节日礼品、贺卡等，在重要的节日(如圣诞节、新年、春节、或重要合作伙伴[客户]的公司纪念日等)，应在征求总经理意见之后，以礼品或贺信及时致意，维护与合作伙伴的友好关系。在业务合作中，适时提醒经理并根据经理要求为其安排与合作伙伴的定期沟通活动或轻松的就餐，与合作伙伴建立经常性的沟通。以促进彼此的了解与进一步的合作。

　行政管理工作可以说是千头万绪、纷繁复杂。企业行政人员每天都面临着大量的、琐碎的、不起眼的事务，但是行政工作在企业中的作用是不可小视的，所以也要求从事这个岗位工作的人员要具备一定的职业素养。

首先，要具备文书处理能力，如公文写作等。

第二，要具备地一定的沟通能力，包括对内、对外沟通；对内部份，又分为部门内部的沟通，以及跨部门之间的沟通，这涉及到您的协调能力问题。

第三，要具备一定的组织能力，包括基本的组织能力，如会议组织、活动安排等，另外，还要具备企业内部架构的组织能力，如人员安排，部门安排，指令调动等等。

第四，要具有一定的表述能力，包括语言表述能力等。

第五，要具有一定的心胸；这一点十分重要。

做行政管理的职务须知道：执行的重要性

行政的工作就是要做到：按照公司单位的实际编写完善制度，执行，监督，信息反馈，制度进一步完善这样的流程。其实老板看重的就是执行和监督，但是作为行政管理人员必须明白只有制度才能将管理提升。