首先第一格填写全宗号。
然后第二格填写年度，第三格填写室编件号，第四格填写机构问题，第五格填写保管期限，第六格填写馆编件号。
归档是指文书部门将办理完毕且有保存价值的文件，经系统整理交档案室或档案馆保存的过程。归档是国家规定的一项制度，又叫归档制度。
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