秘书公文写作知识：行政公文的特点和作用

一、公文的特点

　(一)作者的法定性，特定的读者性

　公文的作者是法定的，是能以自己的名义行使职权和承担义务的机关、团体、企事业单位。公文起草者，只是组织的代笔人。公文读者具有特定性。有的公文的读者是特指的受文机关，有的公文的读者，是社会的全体成员。

　(二)作用的权威性

　公文具有代行法定职权的功能，对受文机关在法定的时间和空间范围内，具有强制性。

　(三)效用的现实性

　公文主要在现行工作中使用，效用具有一定的时间性。

　(四)体式的规范性

　公文的体式，必须符合《国家行政机关公文处理办法》规定的体式，即规范体式。

　(五)制作的程序性

　公文从准备撰写到制作成文，都有严格的程序。

　二、公文的作用

　可归纳为五个方面。

　(一)领导和指导作用

　上级机关发给下级机关的公文，都具有领导和指导作用。上级机关传达贯彻党和国家

　的方针政策、决定和规定等公文，必然要对下属机关产生领导作用。而批复等公文，则对

　具体工作产生指导作用。

　(二)行为规范作用

　通过公文发布的一些法律、法令和行政法规等，同样对所辖成员起着规范和准绳作用。

　(三)宣传和教育作用

　公文在传达某一方针政策，规定人们应该怎么做的同时，还要说明为什么要这样做。这就增强了它的宣传和教育作用。

　(四)联系知照作用

　机关之间的许多工作是通过公文进行联系、协调的，许多具体问题也是因此而得到及时

　处理的，还有许多对工作的开展具有重要意义的信息资料也是这样获得的。因此，公文在保证各机关正常而有秩序地开展工作上，起着极大的作用。

　(五)依据和凭证作用

　各种公文都反映了制发机关的意图，都具有法定的效力，受文机关则以此作为处理工作、解决问题的依据。公文不仅仅传达了发文机关的意图，同时也是证实这一意图的凭证。